E-Mail & Postfächer
Die Seite E-Mail & Postfächer (Bereich Benutzer & Zugriff) bündelt alles rund um E-Mail in Ihrem Unternehmen: wie ein Postfach eingerichtet ist, wer im Kalender vertreten darf, wohin Nachrichten weitergeleitet werden, welche Räume und Verteilerlisten es gibt und wie gut Ihre E-Mail-Domains gegen Fälschung geschützt sind. Sichtbar ist die Seite für Betrachter, Ticket-Ersteller, Asset-Manager und Portal-Admins. Das Postfach einer anderen Person nachschlagen können Asset-Manager und Portal-Admins (wie in „Mein Arbeitsplatz“ für andere); Betrachter und Ticket-Ersteller sehen Räume, Verteilerlisten und den E-Mail-Schutz. Endanwender sehen die Seite nicht — ihr eigenes Postfach finden sie in Mein Arbeitsplatz.1. Was Sie sehen
Die Seite hat vier Ansichten:
Die Daten werden beim Öffnen direkt aus Microsoft 365 gelesen und nicht gespeichert. Inhalte von E-Mails liest das Portal nie, und bei Weiterleitungsregeln zeigt es nur, wohin weitergeleitet wird — nicht, unter welchen Bedingungen.
Gut zu wissen:
- Größe und letzte Aktivität stammen aus dem Nutzungsbericht von Microsoft. Microsoft aktualisiert ihn mit bis zu 48 Stunden Verzögerung. Sind die Berichte in Ihrem Unternehmen anonymisiert, kann das Portal die Werte keiner Person zuordnen und zeigt sie nicht an.
- Eine Weiterleitung, die direkt am Postfach in Exchange eingestellt ist (nicht als Posteingangsregel), kann das Portal nicht auslesen.
- Lässt sich ein Teil gerade nicht lesen, zeigt nur dieser Teil einen Hinweis; der Rest der Seite funktioniert weiter.
2. Was Sie ändern können
Offene Anträge finden Sie im Approval Center. Wer freigibt, sieht dort, welches Postfach betroffen ist und was sich ändert; erst nach der Freigabe wird ausgeführt.
3. Datenschutz
- Jeder Blick in ein fremdes Postfach wird protokolliert. Sucht jemand in der Ansicht Postfächer eine Person, steht im Audit-Log, wer wann welches Postfach angesehen hat — ohne die angezeigten Werte.
- Ihr Blick auf das eigene Postfach in Mein Arbeitsplatz wird nicht protokolliert.
- Jede Änderung, auch die sofort wirkende am eigenen Postfach, steht im Audit-Log.
4. Hinweise
- Zustimmung ausstehend: Fehlt für einen Teil die Microsoft-Freigabe Ihres Unternehmens, zeigt nur dieser Teil einen Hinweis.
- Demo-Modus: In Demo-Umgebungen ist die Seite nicht verfügbar.
- Nicht sichtbar? Ihr Service Manager schaltet den Bereich auf Wunsch frei.
- Fragen an den Assistenten: Der AI-Assistent beantwortet Fragen wie „Welche Aliasse hat max@firma.de?“ oder „Leitet jemand nach extern weiter?“ und bereitet Anträge vor; abgeschickt und freigegeben wird immer im Portal.