Einstellungen & Datenschutz
Die Gruppe Einstellungen enthält drei Bereiche: Allgemein (Konfiguration Ihres Portals, nur für Portal-Admins), Teams Bot (Leserollen) und Datenschutz & AVV (für alle Rollen, auch Endanwender).1. Allgemein (nur Portal-Admins)
Änderungen speichern Sie mit Änderungen speichern; andere Rollen sehen die Einstellungen nicht. Jede gespeicherte Änderung steht im Audit-Log (welche Einstellungen geändert wurden, ohne die Werte).Portal-Benutzer & Rechte
- Benutzerliste: alle Portal-Benutzer Ihres Unternehmens mit Rolle, Status und letzter Anmeldung.
- Zugang über Microsoft-Gruppen: Wählen Sie Gruppen aus Ihrer Entra ID und legen Sie je Gruppe eine Rolle fest (Endanwender, Betrachter, Ticket-Ersteller oder Asset-Manager). Neue Gruppenmitglieder erhalten eine Einladungsmail; wer die Gruppe verlässt, verliert den Zugang beim nächsten Abgleich. Das Portal gleicht alle 2 Stunden ab, auf Wunsch sofort. Die Liste zeigt je Person, ob sie eingeladen, angemeldet oder die Einladungsmail fehlgeschlagen ist. Jede Änderung und jeder Abgleich stehen im Audit-Log.
Portal-Admin-Rechte werden nie über Gruppen vergeben. Neue Portal-Admins, Rollenwechsel und das Entfernen einzelner Personen richtet derzeit Ihr twisb Service Manager ein — Einladen und Entfernen per Formular ist gesperrt, bis es über das gebundene 4-Augen-Verfahren läuft. Voraussetzung für den Gruppenzugang ist die Anmeldung mit Microsoft.
Branding & Portal
- Start-Bereich: welcher Bereich nach der Anmeldung zuerst erscheint (z. B. Übersicht, Tickets oder AI Assistent). Darf eine Rolle den gewählten Bereich nicht sehen, startet das Portal im ersten sichtbaren Bereich.
- Firmenname im Portal-Kopf und auf der Anmeldeseite.
- Primärfarbe für Akzente im Portal.
- Support-E-Mail für Kontakthinweise.
Abteilungseinstellungen & Onboarding-Profile
Je Abteilung hinterlegen Sie Standardlizenz (z. B. Microsoft 365 Business Premium oder E3), Entra-Gruppen und eine Willkommensnachricht mit Platzhaltern wie Vorname, E-Mail und Abteilung. Die Profile sind Vorlagen für den Onboarding-Assistenten im Self-Service, der derzeit noch gesperrt ist; bis dahin beauftragen Sie neue Mitarbeitende per Ticket.Benachrichtigungen
Einen eigenen Einstellungsbereich für Benachrichtigungen gibt es nicht mehr — die früheren Schalter hatten keine Wirkung und sind entfernt. Welche Meldungen das Portal verschickt und über welche Kanäle, beschreibt Übersicht & Benachrichtigungen. Den Teams-Kanal und die Empfängeradresse richtet Ihr twisb Service Manager ein.Automatisierung & KI
- KI-Aktionsvorschläge: Ist der Schalter an, darf der KI-Assistent Aktionen vorschlagen (z. B. „Gerät synchronisieren“). Ein Vorschlag wird nie ausgeführt: Nach Ihrer Bestätigung wird daraus ein Antrag an den Service Desk. Ist der Schalter aus, zeigt der Assistent keine Aktionskarten.
- Tagesbriefing: schaltet die automatische Zusammenfassung beim ersten Öffnen des AI Assistenten am Tag ein oder aus.
- Regeln für automatische Reaktionen (z. B. Sync bei nicht konformen Geräten, Erinnerung bei fehlender MFA, Alarm bei vollem Lizenzpool) und ob Ihre Microsoft-Lizenzen eine native Umsetzung in Entra oder Intune erlauben. Die automatische Ausführung ist derzeit pausiert; Bearbeiten und native Bereitstellung sind deaktiviert. Regeln werden erst wieder aktiv, wenn sie über ein geprüftes Freigabeverfahren laufen.
2. Microsoft Teams
- Teams-Benachrichtigungen: Hat twisb einen eingehenden Webhook für einen Kanal Ihres Teams hinterlegt, erscheinen Meldungen des Portals dort als Karte — z. B. Tageslage, Anmeldeauffälligkeiten, Ablauftermine und offene Freigaben.
- Teams-Bot: Der Chat-Bot für Microsoft Teams ist derzeit deaktiviert. Er nimmt keine Nachrichten an, bis die geprüfte Verbindung zwischen Teams-Konten und Portal-Mitgliedschaften freigegeben ist. Nutzen Sie für Anfragen den KI-Assistenten im Portal.
3. Datenschutz & AVV
Der Bereich erklärt, welche Daten das Portal über Sie speichert, und setzt Ihre Rechte als betroffene Person direkt um. Was gespeichert wird: Ihr Konto (E-Mail, Name), Ihre Mitgliedschaft und Rolle im Portal sowie Einträge im Audit-Log zu Aktionen, die Sie ausgelöst oder freigegeben haben — diese Nachweise sind gesetzlich vorgeschrieben.Meine Daten herunterladen
Auskunft und Datenübertragbarkeit (Art. 15 und 20 DSGVO): eine JSON-Datei mit Ihren Kontodaten, Ihrer Mitgliedschaft und allen Audit-Einträgen, in denen Sie als auslösende oder freigebende Person stehen.
Zugang löschen
Löschung (Art. 17 DSGVO): entfernt Ihre Portal-Mitgliedschaft nach einer ausdrücklichen Bestätigung. Ihre Audit-Einträge werden nicht gelöscht, sondern pseudonymisiert (Nachweispflicht). Haben Sie keine weitere Mitgliedschaft, wird auch Ihr Konto entfernt.
- Unterauftragsverarbeiter mit Zweck und Region (Datenbank und Anmeldung in der EU, Hosting in Frankfurt, Microsoft für KI und Microsoft-Graph-Zugriffe innerhalb der EU Data Boundary, Ticket- und Assetsystem).
- Hinweise zum KI-Assistenten (EU AI Act): keine Nutzung Ihrer Daten zum Modelltraining laut Microsoft, Eingriffe nur nach Ihrer Bestätigung, keine automatisierte Einzelfallentscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO.
- Weitere Rechte: Berichtigung über Ihren Administrator, Einschränkung und Widerspruch per E-Mail an den Betreiber, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.
Den Bereich Datenschutz & AVV sehen alle Rollen, auch Endanwender. Jede Person kann ihre eigenen Daten selbst herunterladen und ihren eigenen Zugang löschen — Daten anderer Personen nie.