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Lizenz-Management & Optimierung

Der Bereich Lizenzen liest Ihre Microsoft-365-Abonnements live aus Microsoft Graph und leitet daraus Empfehlungen ab. Testlizenzen, kostenlose und Entwickler-Lizenzen werden aus Kostenbetrachtungen herausgerechnet. Alle Leserollen sehen den Bereich; Endanwender nicht.

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1. Lizenz-Übersicht und Reserve

  • Kennzahlen: Lizenzen gesamt, zugewiesen, geschätzte Kosten pro Monat und Einsparpotenzial.
  • Je Lizenzpool: gekaufte und zugewiesene Menge, freie Reserve.
  • Reserve-Warnung: Sind alle Lizenzen eines Pools belegt oder wird die Reserve knapp, weist das Portal darauf hin, bevor das nächste Onboarding scheitert. „Nachbuchung beauftragen“ erzeugt ein Ticket.
  • Sicherheitsfunktionen: welche Schutzbausteine Ihre Lizenzen abdecken (Entra ID P1/P2, Intune, Defender) und welche Pools voll belegt sind.

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2. License Architect — Planempfehlung

Der License Architect vergleicht Ihren aktuellen Lizenzmix mit den Alternativen Microsoft 365 Business Premium, E3 und E5 und schlägt den passenden Plan vor — mit Kosten pro Monat, pro Jahr und pro Benutzer sowie sinnvollen Add-ons (z. B. Defender- oder Purview-Erweiterungen). Ein Beispiel: Unter 300 Benutzern ist Business Premium mit Add-ons oft deutlich günstiger als E3 oder E5 bei vergleichbarem Schutz. Dabei gilt:
  • Teams-Telefonie zählt nur als Bedarf, wenn Sie eigenständige Telefonie-Lizenzen haben (Teams Phone, Business Voice, Anrufpläne). Dass E5 Teams Phone enthält, begründet allein keinen Bedarf. Deshalb bekommen E5-Mandanten mit bis zu 300 Benutzern ohne solche Lizenzen die Empfehlung Business Premium + E5-Sicherheits-/Compliance-Upgrade.
  • Bei einem Wechsel von E5 oder E3 auf einen kleineren Plan rechnet der Architect die Add-ons mit ein, die Sie heute nutzen (z. B. Entra ID P2 oder Compliance-Funktionen). Sie erscheinen als Kosten, nicht als Einsparung.
Die Empfehlung ist regelbasiert und nachvollziehbar, keine KI-Schätzung. „Lizenz-Optimierung beauftragen“ übergibt sie als Ticket an das twisb-Team.

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3. Nutzungsbasierte Empfehlungen

Aus den Microsoft-365-Nutzungsberichten der letzten 30 Tage:
  • Desktop-App-Nutzer vs. Nur-Web-Nutzer: Wer Office nur im Browser nutzt, kommt eventuell mit einer günstigeren Lizenz ohne Desktop-Apps aus.
  • Teams-Besprechungen und Teams-Telefonie: ob die Funktionen, für die Sie bezahlen, tatsächlich genutzt werden.
  • E5-Downgrade-Potenzial: Werden E5-Funktionen wie Defender P2, eDiscovery oder Teams-Telefonie nicht genutzt, kann ein Wechsel auf E3 sinnvoll sein.
Jede Empfehlung hat eine Schaltfläche, um sie fachlich prüfen zu lassen (Ticket). Das Portal entzieht oder ändert keine Lizenzen selbst.

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4. Inaktive Benutzer mit Lizenzen

Konten, die sich lange nicht oder nie angemeldet haben, aber kostenpflichtige Lizenzen belegen. Prüfen Sie vor dem Entzug, ob es sich um Funktions- oder Notfallkonten handelt. „Lizenzbereinigung beauftragen“ erzeugt ein Ticket mit der Liste.

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5. NCE-Laufzeiten & Ablaufkalender

Microsoft-Abos im New Commerce Experience (NCE) verlängern sich automatisch; danach sind Menge und Laufzeit bindend.
  • Laufzeiten pflegen: Portal-Admins tragen in der Karte NCE-Laufzeiten je Lizenz Laufzeit (monatlich, jährlich, 3 Jahre), Verlängerungsdatum und einen Vorlauf in Tagen ein. Das sind Stammdaten im Portal — beim Microsoft-Abo selbst ändert sich nichts.
  • Erinnerungen: Der Ablaufkalender meldet 90, 60, 30 und 7 Tage vor Ende der Frist — im Portal, per Teams-Karte und bei dringenden Terminen per E-Mail. Jede Stufe wird nur einmal gemeldet.
  • Überblick: Die Sektion Läuft demnächst ab auf der Übersicht zeigt zusätzlich ablaufende Garantien, Verträge und (nur für Portal-Admins) App-Secrets und -Zertifikate.
Die Gesamtkosten Ihrer IT inklusive Lizenzen, Support und Azure finden Sie unter Kosten & Einsparungen.