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# E-Mail & Postfächer

> Postfächer, Adressen und Aliasse, Abwesenheitsnotizen, Kalenderfreigaben, Weiterleitungen, Räume, Verteilerlisten und der Schutz Ihrer E-Mail-Domains an einer Stelle.

# E-Mail & Postfächer

Die Seite **E-Mail & Postfächer** (Bereich **Benutzer & Zugriff**) bündelt alles rund um E-Mail in Ihrem Unternehmen: wie ein Postfach eingerichtet ist, wer im Kalender vertreten darf, wohin Nachrichten weitergeleitet werden, welche Räume und Verteilerlisten es gibt und wie gut Ihre E-Mail-Domains gegen Fälschung geschützt sind.

Sichtbar ist die Seite für Betrachter, Ticket-Ersteller, Asset-Manager und Portal-Admins. Das Postfach einer anderen Person nachschlagen können Asset-Manager und Portal-Admins (wie in „Mein Arbeitsplatz“ für andere); Betrachter und Ticket-Ersteller sehen Räume, Verteilerlisten und den E-Mail-Schutz. Endanwender sehen die Seite nicht — ihr eigenes Postfach finden sie in [Mein Arbeitsplatz](/portal/my-workplace).

***

## 1. Was Sie sehen

Die Seite hat vier Ansichten:

| Ansicht | Inhalt |
| - | - |
| **Postfächer** | Asset-Manager und Portal-Admins suchen eine Person und sehen ihr Postfach: Absenderadresse und weitere Adressen (Aliasse), belegten Speicher im Verhältnis zur Grenze, letzte Aktivität, wer den Kalender sehen oder als Stellvertreter bearbeiten darf, und welche Posteingangsregeln Nachrichten weiterleiten — mit dem Hinweis, ob ein Ziel außerhalb Ihres Unternehmens liegt. |
| **Räume & Geräte** | Besprechungsräume mit Adresse, Kapazität, Gebäude und Etage. |
| **Verteilerlisten** | Ihre Verteilerlisten mit Adresse; auf Wunsch die Mitglieder einer Liste. |
| **E-Mail-Schutz** | Ob Ihre E-Mail-Domains gegen Fälschung geschützt sind (SPF, DKIM, DMARC). Diese Karte stand früher unter Sicherheitslage; alte Links führen hierher. |

Die Daten werden beim Öffnen direkt aus Microsoft 365 gelesen und nicht gespeichert. Inhalte von E-Mails liest das Portal nie, und bei Weiterleitungsregeln zeigt es nur, wohin weitergeleitet wird — nicht, unter welchen Bedingungen.

**Gut zu wissen:**

* Größe und letzte Aktivität stammen aus dem Nutzungsbericht von Microsoft. Microsoft aktualisiert ihn mit bis zu 48 Stunden Verzögerung. Sind die Berichte in Ihrem Unternehmen anonymisiert, kann das Portal die Werte keiner Person zuordnen und zeigt sie nicht an.
* Eine Weiterleitung, die direkt am Postfach in Exchange eingestellt ist (nicht als Posteingangsregel), kann das Portal nicht auslesen.
* Lässt sich ein Teil gerade nicht lesen, zeigt nur dieser Teil einen Hinweis; der Rest der Seite funktioniert weiter.

## 2. Was Sie ändern können

| Was | Wie | Wer |
| - | - | - |
| **Eigene Abwesenheitsnotiz** | In [Mein Arbeitsplatz](/portal/my-workplace) unter „Mein Postfach“: Text und Zeitraum eintragen, bestätigen — wirkt sofort. | jede Person mit Portal-Zugang |
| **Eigenen Kalender freigeben** | Ebenfalls in Mein Arbeitsplatz: Person und Zugriff wählen (nur Frei/Gebucht, Lesen, Bearbeiten oder Stellvertreter), bestätigen — wirkt sofort. | jede Person mit Portal-Zugang |
| **Abwesenheitsnotiz für eine andere Person** | In der Ansicht Postfächer bei der Person „Abwesenheit setzen“. Das wird ein Antrag mit Begründung, den ein zweiter Portal-Admin freigibt. | Portal-Admins |
| **Kalenderstellvertreter für eine andere Person** | In der Ansicht Postfächer „Stellvertreter ändern“ — ebenfalls ein Antrag mit Freigabe. | Portal-Admins |
| **Weiterleitung einrichten** | In der Ansicht Postfächer „Weiterleitung einrichten“: Alle Nachrichten werden an eine Adresse in Ihrem Unternehmen weitergeleitet. Weiterleitungen nach außen bietet das Portal bewusst nicht an. Antrag mit Freigabe. | Portal-Admins |
| **Alias, geteiltes Postfach, Raum, Verteilerliste, Berechtigung** | „Änderung beantragen“: Das wird ein Ticket an Ihre IT, die die Änderung in Exchange Online vornimmt. | Rollen, die Tickets erstellen dürfen |

Offene Anträge finden Sie im [Approval Center](/portal/approvals). Wer freigibt, sieht dort, welches Postfach betroffen ist und was sich ändert; erst nach der Freigabe wird ausgeführt.

## 3. Datenschutz

* **Jeder Blick in ein fremdes Postfach wird protokolliert.** Sucht jemand in der Ansicht Postfächer eine Person, steht im Audit-Log, wer wann welches Postfach angesehen hat — ohne die angezeigten Werte.
* Ihr Blick auf das eigene Postfach in Mein Arbeitsplatz wird nicht protokolliert.
* Jede Änderung, auch die sofort wirkende am eigenen Postfach, steht im Audit-Log.

## 4. Hinweise

* **Zustimmung ausstehend:** Fehlt für einen Teil die Microsoft-Freigabe Ihres Unternehmens, zeigt nur dieser Teil einen Hinweis.
* **Demo-Modus:** In Demo-Umgebungen ist die Seite nicht verfügbar.
* **Nicht sichtbar?** Ihr Service Manager schaltet den Bereich auf Wunsch frei.
* **Fragen an den Assistenten:** Der AI-Assistent beantwortet Fragen wie „Welche Aliasse hat [max@firma.de](mailto:max@firma.de)?“ oder „Leitet jemand nach extern weiter?“ und bereitet Anträge vor; abgeschickt und freigegeben wird immer im Portal.


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